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Aprobar pedidos para su cliente

Alex Bernier
Actualización

Resumen

La aprobación de pedidos permite a los usuarios administradores y representantes de ventas revisar y aprobar pedidos antes de que se envíen. Esto ayuda a garantizar la precisión y el control sobre lo que se ordena. Sus clientes aún pueden administrar y aprobar pedidos por su cuenta.

Siga estos pasos para revisar y aprobar un pedido.

Entender el flujo de trabajo de aprobación de pedidos

Por defecto, la opción Habilitar aprobación de pedidos está desactivada en todas las guías de pedidos. Eso significa que no hay un flujo de trabajo de aprobación: los pedidos realizados por cualquier miembro del equipo se envían al proveedor inmediatamente.

Cuando la opción Habilitar aprobación de pedidos está activada, se aplica el siguiente flujo de trabajo:

  1. Un empleado crea un pedido: el empleado selecciona artículos de la Guía de Pedidos y finaliza la compra como de costumbre.
  2. Los administradores son notificados: todos los usuarios administradores en la cuenta de sus clientes reciben un correo electrónico con un enlace a la página de aprobación. El pedido también aparece en la pestaña Aprobaciones de la aplicación.
  3. Un administrador revisa el pedido: el administrador del cliente, o un representante de ventas, abre el pedido pendiente y elige aprobarlo o rechazarlo.
  4. Confirmación del pedido: una vez aprobado, el pedido recibe la pantalla de confirmación habitual y se envía al proveedor.

Consejo: Si la hora límite para el pedido ya pasó, el pedido aparecerá como Atrasado. El sistema actualizará automáticamente la Fecha de Entrega al siguiente día de entrega disponible.

 

Puede activar el flujo de trabajo de aprobación de pedidos en la configuración de la Guía de Pedidos. 

Ajustar la configuración de aprobación de pedidos

1. En la pestaña Cliente, seleccione una cuenta en su lista de clientes.

Consejo: Si tiene muchos clientes, considere usar el campo de Búsqueda para encontrarlo. Las cuentas principales tendrán una etiqueta Principal. 
 

2. Navegue a la sección Aprobación de pedidos en el perfil del cliente. Luego haga clic en el ícono de lápiz morado para ver y editar la configuración. 

3. Ajuste la configuración. Luego haga clic en Guardar. 

Configuración de aprobación de pedidos

Tipo de aprobación de pedidos le permite elegir qué roles de usuario pueden aprobar los pedidos enviados. 

  • Aprobación general (predeterminada): permite que tanto los usuarios operadores como los distribuidores aprueben pedidos.
Usuario Enviar pedido Requiere aprobación Puede aprobar o rechazar Recibe correo electrónico
Empleado operador ✅ ✅  ❌ ❌
Gerente operador ✅ ❌ ✅ ✅
Administrador operador ✅ ❌ ✅ ✅
Representante de ventas distribuidor ✅ ❌ ✅ ✅
Administrador distribuidor ✅ ❌ ✅ ✅
  • Aprobación exclusiva de operador: solo los usuarios operadores pueden aprobar pedidos. Los usuarios distribuidores pueden enviar y ver pedidos, pero no pueden aprobarlos ni rechazarlos.
Usuario Enviar pedido Requiere aprobación Puede aprobar o rechazar Recibe correo electrónico
Empleado operador ✅ ✅  ❌ ❌
Gerente operador ✅ ❌ ✅ ✅
Administrador operador ✅ ❌ ✅ ✅
Representante de ventas distribuidor ✅ ❌ ❌ ❌
Administrador distribuidor ✅ ❌ ❌ ❌
  • Aprobación exclusiva de distribuidor: solo los usuarios distribuidores pueden aprobar pedidos, garantizando la supervisión obligatoria del distribuidor. Los operadores pueden enviar y ver pedidos, pero pierden la capacidad de aprobar o rechazar.
Usuario Enviar pedido Requiere aprobación Puede aprobar o rechazar Recibe correo electrónico
Empleado operador ✅ ✅  ❌ ❌
Gerente operador ✅ ✅ ❌ ❌
Administrador operador ✅ ✅ ❌ ❌
Representante de ventas distribuidor ✅ ❌ ✅ ✅
Administrador distribuidor ✅ ❌ ✅ ✅

Guías de pedidos recién creadas habilitan el flujo de trabajo de aprobación de pedidos por defecto para todas las nuevas guías de pedidos. 

Guías de pedidos existentes le permite elegir qué guías de pedidos deben tener habilitado el flujo de trabajo de aprobación. 

 

 

Aprobar un pedido

1. Seleccione Aprobaciones en el menú de navegación.

2. Haga clic en el pedido para revisarlo y aprobarlo.

3. Seleccione Aprobar y enviar pedido si todo está correcto, o seleccione Rechazar para cancelar ese pedido.

Consejo: puede agregar productos o hacer ajustes al pedido antes de enviarlo. 

 

Revisar pedidos rechazados

1. Seleccione Aprobaciones en el menú de navegación.

2. Haga clic en Rechazos.

3. Seleccione un pedido para revisarlo. 

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